
Von Silos zur Synergie: CRM- und Marketing-Ablösung bei WSW mit Fokus auf Integration und Wachstum
Die WSW Software GmbH stand vor einer fragmentierten Systemlandschaft, bestehend aus einem selbstentwickeltem SAP-CRM, SALESmanago und manuellen Prozessen. Der Mangel an Transparenz, ineffiziente Workflows und ein fehlendes Marketing-Sales-Alignment hemmten Wachstum und Skalierbarkeit. Mit der Einführung von HubSpot als zentrales CRM, der Integration eines neuen CPQ-Systems (DealHub) und der Anbindung an SAP gelang ein radikaler Systemwechsel. Das Ergebnis: Vereinfachte Abläufe, automatisierte Lead- und Angebotsprozesse sowie eine Plattform, die Wachstum ermöglicht.

Über WSW Software GmbH
WSW Software GmbH mit Hauptsitz in Gauting bei München entwickelt seit 1986 maßgeschneiderte, SAP-basierte IT-Lösungen für die Logistik und Produktion. Als Digitalisierungspartner der Industrie bietet WSW modulare Softwarelösungen sowie umfassende Beratungs- und Entwicklungsservices – vor allem in den Bereichen SAP-Entwicklung, JIS-Logistik, Supply Chain und Intralogistik. Das Unternehmen betreut über 120 Kunden aus der DACH-Region und setzt auf tiefes Prozessverständnis und technologische Nähe zu SAP.

120
+
Mitarbeiter
400
+
Kunden
8
+
Partner
Ausgangslage
Systemlandschaft
- CRM: SAP (Selbst eingeführt
und entwickelte Lösung) - Marketing Automation:
SALESmanago - ERP: SAP ECC
Pains
Marketing-Sales-Pains:
Marketing und Vertrieb arbeiteten in Silos: Es fehlte an abgestimmten Prozessen, klaren Rollen und transparentem Lead-Management. Die Tools waren unzureichend, Prozesse zu komplex, Routineaufgaben zeitaufwendig. Segmentierung, Lead-Tracking und Auswertung liefen ineffizient – eine fundierte Vertriebs- und Marketingsteuerung war kaum möglich.

Herausforderungen
- Ablösung von SALESmanago innerhalb von 3 Monaten
- Akzeptanz und Adaption der neuen Systeme durch Nutzer
- Vereinfachung und Abbildung bestehender Marketing- und Sales-Prozesse in HubSpot
- Überzeugung interner Stakeholder, insbesondere im Vertrieb
- Verbesserung der Datenqualität vor der Migration
Lösungsansatz

Implementierte Hubs
- Marketing Hub Professional
- Sales Hub Enterprise
- Operations Hub
- Transactional E-Mails
Technische Umsetzung
- Anbindung ERP-Schnittstelle (SAP)
- Ablöse SALESmanago und Migration zu Marketing Hub
- Ablöse SAP CRM und Migration zu Sales Hub
- Integration von DealHub (CPQ), SnappAddy und Go2Webinar
Prozesse
Marketing-Prozesse
- Double‑Opt‑In‑Prozess
- Lead Nurturing Prozess
- Webinar Prozess
Sales-Prozesse
- Lead Management
- Opportunity Management
- Guided Selling mittels CPQ-Anbindung
Ergebnisse
Maximale Transparenz zu Deal-Qualifizierung und -Quelle
Vereinfachung und Steigerung der Effizienz in der täglichen Arbeit in Marketing & Sales
Deutlich verbesserte Usability und Zusatzfunktionen, die Arbeitsabläufe bedeutend beschleunigen
Perfekte Basis für weitere Veränderungen (Next: Ticket-System & KI-Einsatz)
Interview mit WSW und TRIALTA zum Implementierungsprojekt
Sascha Hartmann (Head of Marketing | WSW Software GmbH) und Adriano Tagliarina (CEO TRIALTA und Regional Director DACH) sprechen über die Erfolge bei der Zusammenarbeit im Projekt.


Die Zusammenarbeit mit TRIALTA hat uns von Anfang an auf zwei Ebenen überzeugt: fachlich und persönlich. Neben dem Know-how hat uns vor allem das Zwischenmenschliche begeistert. TRIALTA bringt tiefes Verständnis für Prozesse mit und das technische Know-how, das wir für unsere Optimierung gebraucht haben.
Dank der Zusammenarbeit und auf Basis von HubSpot sind wir jetzt endlich in der Lage, durchgängige Marketing- und Sales-Prozesse abzubilden. Wir haben maximale Transparenz – und eine Plattform, mit der wir sicher sind, dass wir künftig stark wachsen können.
Sascha Hartmann
Head of Marketing | WSW Software GmbH

Was dieses Projekt so erfolgreich gemacht hat, war die partnerschaftliche Zusammenarbeit – geprägt von transparenter, wertschätzender und zugleich konstruktiv-kritischer Kommunikation. Auch der Umgang mit unerwarteten Situationen war vorbildlich: proaktiv und lösungsorientiert, wie man es sich im Scope Management nur wünschen kann. Besonders stark war, dass wir auf beiden Seiten die richtigen Leute zusammengebracht haben – mit einem gemeinsamen Verständnis dafür, was funktioniert, was priorisiert werden muss, und was nicht. Und natürlich: ein superstarker Projektmanager – bei uns, aber eben vor allem auch auf Kundenseite.
Adriano Tagliarina
CEO TRIALTA & Regional Director Siloy DACH
HubSpot Systemintegration in der Software-Branche
Erfahren Sie, wie WSW zwei Alt-Systeme erfolgreich ablöste, komplexe Prozesse vereinfachte und eine skalierbare, kundenzentrierte Lösung etablierte. Jetzt die komplette Aufzeichnung (inklusive Slides) des exklusiven Vortrags von Sascha Hartman, Head of Marketing bei WSW Software anschauen.

CRM-Beratung von HubSpot-Experten
Sie möchten auch Silos aufbrechen? Let's talk!
Wenn Sie mehr über das Erfolgsprojekt von WSW Software GmbH erfahren oder über Ihr eigenes CRM-Projekt sprechen wollen, dann vereinbaren Sie gerne ein Beratungs-gespräch mit unseren Experten. Lassen Sie uns herausfinden, ob HubSpot das geeignete CRM für Sie ist oder wie wir Ihr bestehendes System optimieren können.
