8 Tipps für erfolgreiche E-Mails in der IT

Thomas Weigl - Freitag, 12.8.2016
Geschätzte Lesezeit: 4 min

Wie ist es eigentlich so um Ihre Beziehung zur E-Mail bestellt? Ist der „Sie haben eine neue E-Mail“-Ping ein Wohlklang in Ihren Ohren? Oder eher im Gegenteil? Die Chancen stehen gut, dass Sie sich eher in letzterer Antwort wiederfinden. Schließlich werden pro Tag weltweit über 215 Milliarden Mails verschickt. Vor dem Hintergrund Ihrer eigenen Erfahrung fragen Sie sich sicherlich, wie Sie es denn mit dem Medium E-Mail schaffen, Ihre Kunden nachhaltig zu erreichen. Inbound Marketing für die IT-Branche ist Ihr großer Unterstützer in dieser Herausforderung. Voilà: Im Folgenden präsentieren wir Ihnen 8 Tipps dazu.

Emails in der IT

1. Fassen Sie sich kurz!

Der große Journalist Joseph Pulitzer sagte einst: „Was immer du schreibst – schreibe kurz, und sie werden es lesen.“ (Das Zitat geht an dieser Stelle übrigens noch weiter, aber wo wir schon beim Kürzen sind ...) Natürlich werden auch beim Beherzigen dieses Tipps aus Ihren E-Mails noch keine preisverdächtigen Schriftstücke. Aber diesen Anspruch haben sie ja auch gar nicht. Vielmehr geht es um Deutlichkeit, Übersichtlichkeit und darum, dass der Leser fix begreift, welche Botschaft ihn erreichen soll. Kehren Sie also überflüssige, wenn auch hübsche Wortspielereien aus Ihrer digitalen Post heraus. Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Ziffern, um Informationen fürs Auge gut erfassbar zu machen. Machen Sie Absätze. Bauen Sie Stilelemente und/oder Bilder und Grafiken ein. Lesbarkeit und Verständlichkeit sind die obersten Gebote.

2. Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden!

Dieser Tipp hat mit Höflichkeit zu tun. Und mit Erwartungen. Und mit Geschäftschancen! Die Mehrheit derjenigen, die eine Mail mit Business-Inhalt abschicken, erwarten eine Reaktion innerhalb von 12 bis 24 Stunden. Allerdings wartet die noch größere Mehrheit mindestens zwei Tage auf Rückmeldung. In zwei Tagen kann sich viel tun. Im Zweifelsfalle verabschiedet sich innerhalb dieser Zeitspanne eine Geschäftschance. Natürlich können Sie nicht immer eine Antwort aus der Hüfte schießen. Manche Fragen müssen länger gewälzt werden. In solch einem Fall reicht auch schon ein erster Hinweis, dass die Mail eingegangen ist und Sie sich um schnelle Beantwortung bemühen. Wenn es Ihnen hilft, dann setzen Sie sich Termine in Ihren Kalender, um keine Antwort in adäquater Zeit zu verpassen.

3. Haben Sie ein scharfes Auge auf Rechtschreibung und Grammatik!

Keiner von uns ist Deutschlehrer oder Lektor. Deshalb rutscht uns ab und zu ein Grammatikfehler oder ein Buchstabendreher durch. Trotzdem darf der Empfänger der E-Mail von uns erwarten, dass wir uns nach Kräften bemüht haben, Tipp- und Rechtschreibfehler gar nicht aufkommen zu lassen oder sie zumindest beim nochmaligen Durchlesen zu eliminieren. Das hat auch etwas mit Höflichkeit zu tun. Und wiederum ebenso mit Geschäftschancen. Wer schludrig tippt, dem traut man umso weniger zu, dass er eine verlässliche Dienstleistung oder ein solides Produkt anbietet.

4. Kopieren. Einfügen. Wiederholen.

Tun Sie genau das heute im Rahmen Ihrer E-Mails auch. Halten Sie Textbausteine bereit, die Sie sowieso immer wieder brauchen. Als Zugehöriger zur IT-Branche, arbeiten Sie sicher mit einem Programm mit dem sich E-Mails automatisieren lassen. Manchmal reicht es aber auch schon, E-Mails ganz einfach zu klonen und an den richtigen Stellen anzupassen. Globale Module bieten sich an dieser Stelle auch an: Standardisieren Sie beispielsweise Header und Footer, um diese nicht jedesmal neu anpassen zu müssen. Falls Sie sich noch nicht mit E-Mail Automation beschäftigt haben, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, denn es gibt zahlreiche E-Mail-Marketing-Tools, die Ihnen diese Arbeit erleichtern können. Das spart unglaublich viel Zeit. Passen Sie nur pedantisch darauf auf, keine peinlichen Kopierfehler zu machen! Wir empfehlen hierzu auch eindeutig das Vier- bis Sechs-Augenprinzip: Lassen Sie Ihre Kollegen einfach noch einmal über die E-Mail lesen, bevor Sie diese zu optimistisch einfach losschicken.

5. SCHREIEN SIE NICHT!!!

Hat Sie diese Überschrift gestresst? Dabei steckt darin doch nur ein weiterer, unschuldiger Tipp für die perfekte E-Mail. Die Versalien allerdings machen’s. Und der inflationäre Gebrauch von Ausrufezeichen. Bleiben Sie sachlich. Auch in Hinblick auf das Schriftbild. Großbuchstaben haben nur am Anfang von Substantiven oder zu Satzbeginn etwas verloren, die Häufung von Satzzeichen hat in E-Mails gar nichts zu suchen.

6. Sagen Sie dem Leser klar, was er nun zu tun hat!

Haben Sie auch schon einmal, vielleicht sogar mit Unterstützung vom Schreibtischnachbarn, zehn Minuten lang über einer E-Mail gerätselt, welche Aufforderung sie denn nun enthält? Dann hat der Absender mit großer Wahrscheinlichkeit Tipp Nummer 1 nicht beachtet. Machen Sie es ihm nicht nach. Ihre Business-E-Mail-Empfänger sind viel beschäftigte Menschen, die es honorieren, wenn ihnen klar gesagt wird, welcher Schritt als nächster ansteht. Verraten Sie also deutlich, wann was von wem genau zu tun ist. Am besten am Ende der Mail – dort erwartet man das Wichtigste.

7. Seien Sie proaktiv!

Ihre vielbeschäftigten Kunden und Interessenten werden es Ihnen danken, wenn Ihre E-Mail Konversation nicht Stunden ihrer Zeit beansprucht. Machen Sie es sich und Ihrem E-Mail-Empfänger leichter: Verwenden Sie „Wenn ... dann“-Konstruktionen. Setzen Sie zum Beispiel einen Termin fest, fügen Sie aber gleichfalls eine „Wenn das nicht geht, dann ...“-Option an, mit der der Empfänger gebeten wird, zum Beispiel drei weitere Terminvorschläge zu machen. So halten Sie das Ganze kurz und bündig und der Leser freut sich über effiziente E-Mail-Kommunikation

8. Behalten Sie das letzte Wort!

Verstehen Sie uns nun bitte nicht falsch – dies ist keine Aufforderung, ab sofort unnachgiebig und besserwisserisch aufzutreten. Vielmehr ist es wieder so ein Ding rund um die Höflichkeit. Lassen Sie den E-Mail-Sender nicht im Unklaren. Hat er Ihnen zum Beispiel einen Anhang geschickt, erwidern Sie ein kurzes „Danke, ist angekommen“. Das erleichtert den Absender und stellt Sie als verlässlichen Geschäftspartner dar.

Wo wir schon beim Thema E-Mail sind: Schreiben Sie häufig Mails „ins Blaue“? Also nicht wissend, ob der Empfänger bzw. potenzielle Kunde Ihre Infos überhaupt braucht? Wenn ja, dann sollten Sie unbedingt unseren kostenlosen Ratgeber „Schluss mit Kaltakquise dank smartem Inbound Marketing“ lesen! Also gleich downloaden!

Schluss mit Kaltaquise

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Kategorien: E-Mail Marketing

Thomas Weigl

Thomas Weigl

Thomas Weigl ist Berater für Inbound Marketing bei TRIALTA, eine der ersten Inbound-Marketing-Agenturen in Deutschland.

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